Certification Qualiopi : obligations légales et risques pour les organismes de formation

L’obtention de La certification Qualiopi est obligatoire pour permettre aux organismes de formation d’obtenir des fonds publics. 

Le processus de certification est long et compliqué. Les risques de non-conformité sont nombreux. Nous vous expliquons dans le détail les pièges à éviter.

1. Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

     1.1 Quelles sont les origines et les objectifs de Qualiopi ?

Le Référentiel National Qualité (RNQ) a été instauré par la loi “Avenir professionnel” du 5 septembre 2018, qui a profondément réformé le système de la formation professionnelle en France.

Avant cette réforme, les organismes de formation pouvaient se référer à différents labels ou déclarer leur conformité sur la base du système Datadock, ce qui créait une grande disparité dans les exigences et manquait de lisibilité pour les financeurs comme pour les bénéficiaires.

L’objectif du législateur était donc d’harmoniser les pratiques et d’imposer un socle unique de critères qualité, applicable à tous les prestataires souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés (État, Régions, OPCO, CPF). C’est dans ce contexte qu’a été conçu le RNQ, décliné en 7 critères et 32 indicateurs. Pour accompagner les organismes, un guide de lecture a été publié : il s’agit du référentiel Qualiopi, dont le nom est aujourd’hui devenu synonyme de certification. Qualiopi incarne ainsi la volonté de professionnaliser et de crédibiliser l’ensemble du secteur de la formation, en renforçant la transparence et la confiance entre acteurs.

     1.2 Qui est concerné par la certification Qualiopi ?

La liste des Structures concernées par Qualiopi :

         1. Les organismes de formation continue

• Toute entreprise ou association déclarée comme prestataire de formation professionnelle c’est-à-dire possédant un NDA – Numéro de Déclaration d’Activité des formateurs ou des organismes de formation délivré par les DREETS – Directions Régionales de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités.

         2. Les centres de formation d’apprentis (CFA)

• Qu’ils soient publics ou privés, dès lors qu’ils dispensent des actions financées par l’apprentissage.

         3. Les prestataires de bilans de compétences

• Les cabinets, associations ou organismes spécialisés.

         4. Les prestataires de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)

• Les structures accompagnant les candidats dans leur parcours VAE.

         5. Les Prestataires de formation par apprentissage au sein d’établissements d’enseignement supérieur

• Les universités, grandes écoles, écoles privées qui proposent des formations en alternance/apprentissage.

         6. Les entreprises qui développent un organisme de formation interne

• Exemple : une société qui crée son propre centre de formation et souhaite financer ses actions via les OPCO.

         7. Les associations à but non lucratif

• Lorsqu’elles organisent des actions de formation, de bilan de compétences ou de VAE.

A la date du 15 septembre 2025, 149 297 structures avec un NDA sont référencées par les DREETS.

Seules 44 816 ont la certification Qualiopi, soit 30%.

Il y a 4 catégories d’actions possibles pour la certification Qualiopi :

• Actions de formation
• VAE
• Bilans de compétences
• Action de formation par apprentissage

Les exceptions et les cas particuliers

Certains acteurs de la formation professionnelle sont dispensés dans certains cas d’obtenir la certification Qualiopi. Il s’agit :

• Les établissements publics d’enseignement supérieur (universités publiques, écoles d’ingénieurs publiques, etc.) : ils sont réputés satisfaire à l’obligation qualité via leurs propres procédures d’évaluation.
• Les écoles délivrant un diplôme visé ou reconnu par l’État (EESPIG, écoles d’ingénieurs accréditées CTI) : elles bénéficient aussi d’une présomption de conformité et n’ont pas à passer Qualiopi pour leurs formations diplômantes.
• Les sous-traitants : un formateur indépendant sous-traitant n’est pas obligé, s’il remplit certaines conditions, d’être certifié Qualiopi. En revanche, l’organisme donneur d’ordre qui facture la formation doit, lui, être certifié.

En résumé :
Dès qu’une structure — entreprise, association, école ou université — souhaite obtenir un financement public/mutualisé pour ses actions de formation, de VAE, de bilan de compétences ou d’apprentissage, elle doit être certifiée Qualiopi (sauf si elle bénéficie d’une reconnaissance spécifique de l’État).

     1.3 Pourquoi passer la certification Qualiopi ?

Obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA) est la première étape pour être reconnu comme organisme de formation, mais ce sésame ne suffit plus à garantir l’accès au marché.

Depuis la loi “Avenir professionnel”, la certification Qualiopi est devenue la condition incontournable pour bénéficier de financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, État, Régions et l’Agefiph). Sans elle, les formations restent uniquement finançables par fonds propres, ce qui limite considérablement l’attractivité auprès des entreprises et des apprenants. Au-delà de l’aspect financier, Qualiopi apporte aussi une crédibilité accrue : elle démontre la conformité de l’organisme au Référentiel National Qualité (RNQ) et rassure les clients sur le sérieux des prestations. Pour une structure déjà titulaire d’un NDA, obtenir Qualiopi devient un levier stratégique : cela permet de sécuriser ses partenariats, de se différencier de la concurrence et de pérenniser son activité sur le long terme.

2. Quelles sont les obligations légales liées à Qualiopi ?

     2.1 Le référentiel national qualité

Le guide de lecture Qualiopi est un document officiel élaboré par le Ministère du Travail, qui accompagne le Référentiel National Qualité (RNQ). Il détaille les niveaux attendus pour chacun des 7 critères et 32 indicateurs que les organismes doivent respecter pour obtenir ou conserver la certification. Concrètement, il précise : le niveau de conformité attendu pour chaque indicateur, les exemples de preuves pertinentes à présenter (non exhaustifs), les modalités d’audit (documentation, entretiens, observations sur site), ainsi que les types de non-conformité (majeure ou mineure) selon les écarts. Le guide comporte également un préambule contextualisant les obligations, les principes d’application, les délais de mise en œuvre des versions mises à jour, et les distinctions à faire selon les catégories d’actions (formation continue, apprentissage, VAE, bilans de compétences…). Il intègre enfin les évolutions réglementaires successives, comme celles liées à la sous-traitance ou au CPF, permettant aux auditeurs et aux organismes concernés de comprendre clairement les exigences attendues.

Versions du guide de lecture Qualiopi et leurs dates de publication

La V10 devrait arriver courant 2026.

Un exemple concret d’un indicateur :

CRITÈRE 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

INDICATEUR 27 : Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

Non-conformité majeure si l’échantillon audité ne correspond au référentiel.

Exemple de preuves à fournir à l’auditeur :

• Les contrats de sous-traitance

Faire appel à la sous-traitance dans le cadre d’une activité de formation impose une vigilance particulière, car l’organisme donneur d’ordre reste responsable de la conformité Qualiopi des prestations réalisées par ses partenaires. Un avocat spécialisé en droit de la formation peut sécuriser cette relation en rédigeant ou en relisant le contrat de sous-traitance. Il veille notamment à y intégrer les clauses obligatoires : respect du Référentiel National Qualité (RNQ), obligations pédagogiques et administratives, modalités de contrôle par le donneur d’ordre, gestion des données personnelles (RGPD), confidentialité, assurance et responsabilité en cas de litige. L’avocat peut également prévoir des clauses spécifiques en cas de non-conformité constatée lors d’un audit, afin de protéger l’organisme principal contre un risque de non-conformité majeure. Au-delà du formalisme, l’accompagnement juridique permet donc de transformer un simple contrat commercial en un véritable outil de conformité et de sécurisation vis-à-vis des financeurs et des auditeurs Qualiopi.

 Les clauses essentielles d’un contrat de sous-traitance “Qualiopi-compatible”

1. Objet du contrat

• Préciser qu’il s’agit d’une mission de sous-traitance dans le cadre d’actions de formation, bilan de compétences, VAE ou apprentissage.

2. Référence explicite au Référentiel National Qualité (RNQ)

• Engagement du sous-traitant à respecter les critères Qualiopi applicables.
• Mention des conséquences en cas de non-conformité.

3. Obligations pédagogiques et administratives

• Respect des contenus et méthodes définis par l’organisme principal.
• Transmission des documents obligatoires : feuilles d’émargement, évaluations, bilans, attestations de fin de formation.

4. Contrôle et suivi par le donneur d’ordre

• Clause permettant à l’organisme principal de contrôler la conformité des prestations (audit interne, vérification des supports, entretiens avec le formateur).

5. Responsabilité et assurances

• Obligation pour le sous-traitant d’être couvert par une assurance professionnelle.
• Répartition claire des responsabilités en cas de litige ou de dommage.

6. Confidentialité et RGPD

• Engagement du sous-traitant à respecter la confidentialité des informations transmises.
• Respect du RGPD pour la gestion des données personnelles des apprenants (stockage, sécurisation, droit d’accès).

7. Conditions financières et facturation

• Modalités de rémunération, délais de paiement, prise en charge des frais.

8. Sanctions en cas de non-conformité

• Clause résolutoire en cas de manquement grave au RNQ.
• Possibilité de suspension ou résiliation immédiate si le sous-traitant compromet la certification Qualiopi.

9. Durée et renouvellement

• Définition de la durée de la mission (ponctuelle ou continue).
• Conditions de reconduction éventuelle.

10. Litiges et juridiction compétente

• Clause de règlement amiable en priorité.
• Indication de la juridiction compétente en cas de contentieux.

Avec ces clauses, le contrat devient un outil de protection juridique autant qu’un élément de preuve à présenter à l’auditeur Qualiopi.

     2.2 Le rôle d’un avocat lors d’un audit Qualiopi :

Un audit Qualiopi peut rapidement devenir une étape stressante pour un organisme de formation, surtout lorsqu’il s’agit d’un audit initial ou d’un audit de surveillance. L’avocat spécialisé en droit de la formation apporte une véritable valeur ajoutée en amont comme pendant la procédure. En préparation, il aide l’organisme à sécuriser ses documents contractuels et administratifs :

• CGV – CGU – mentions légales
• Conventions de formation
• Contrats de sous-traitance
• Conformité RGPD
• Convention de partenariat avec un certificateur
• Règlement intérieur
• Livret d’accueil
• Règlement d’organisation des examens
• Bail ou contrat de location
• DUER
• Contrat de prestation de service
• Contrat de travail – CDD – CDI – Formateur occasionnel avec application de la convention collective de la formation professionnelle
• Veille juridique et règlementaire

et à vérifier que les procédures internes correspondent bien aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Il peut également accompagner la direction dans la mise en place de preuves conformes aux attentes des auditeurs. Pendant ou à la suite de l’audit, l’avocat intervient pour analyser les éventuelles non-conformités relevées, distinguer les écarts majeurs des mineurs, et proposer un plan d’action correctif. En cas de désaccord avec le certificateur, il est aussi en mesure de conseiller sur les recours juridiques possibles. L’accompagnement juridique transforme ainsi l’audit Qualiopi en un processus maîtrisé, limitant les risques de sanction et protégeant la certification de l’organisme.

     2.3 Les obligations continues après l’obtention (audits de surveillance, renouvellement tous les 3 ans)

           2.3.1 L’audit de surveillance : un contrôle intermédiaire

Après la certification initiale, un audit de surveillance doit obligatoirement être réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois.

Cet audit vise à vérifier que l’organisme applique toujours les engagements pris et que les processus qualité ne se sont pas affaiblis au fil du temps.

L’auditeur examine notamment la mise en œuvre des actions correctives, la régularité du suivi administratif, la satisfaction des apprenants et la capacité de l’organisme à maintenir un haut niveau de conformité.

En pratique, il s’agit moins d’un nouvel examen complet que d’une évaluation de la continuité et de la sincérité de la démarche. Toutefois, un manquement identifié lors de cet audit peut entraîner des mesures correctives, voire la suspension ou le retrait de la certification.

          2.3.2 Le renouvellement de la certification : un cycle de trois ans

La certification Qualiopi est délivrée pour une durée de trois ans.
À l’issue de cette période, un audit de renouvellement est nécessaire pour prolonger la validité de la certification.

Contrairement à l’audit de surveillance, il s’agit d’une revue complète des processus, comparable à l’audit initial.

L’organisme doit alors démontrer que la qualité est inscrite dans la durée : procédures, outils de suivi, gestion des réclamations, communication auprès des apprenants, tout est réévalué.

Ce renouvellement permet de réinscrire l’organisme dans un cycle de trois nouvelles années de certification, condition indispensable pour continuer à bénéficier des financements.

          2.3.3 Une vigilance continue : plus qu’une formalité

Ces obligations rappellent que Qualiopi n’est pas une certification « acquise une fois pour toutes ».
Elles traduisent une philosophie : la qualité doit s’inscrire dans le fonctionnement quotidien des organismes de formation. Pour les acteurs du secteur, cela implique :

• d’anticiper les audits en mettant à jour régulièrement leurs procédures,
• de conserver des preuves documentées des actions menées,
• et de sensibiliser en permanence les équipes aux exigences du référentiel.

3. Pourquoi faire appel à JDB avocats dans le cadre de la certification Qualiopi ?

Notre cabinet d’affaires, pluridisciplinaire dispose d’un pôle dédié au droit de la formation.

Notre parfaite maîtrise de cette matière permettra de vous conseiller et de vous aider à sécuriser vos documents contractuels (CGV, conventions…), à anticiper les contrôles de la DREETS, des OPCO ou de la Caisse des Dépôts et Consignation et à défendre l’organisme en cas de litige ou de sanction.

En marge de notre mission, nous pourrons vous conseiller sur le choix, et vous diriger gracieusement vers nos partenaires spécialisés dans le conseil pour les acteurs de la formation professionnelle et le monde de l’Education.

Notre équipe se tient également à votre entière disposition pour répondre à toutes vos autres interrogations dans les meilleurs délais.

Pour toute autre question n’hésitez pas à nous contacter :

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Auteur: Maître Joseph Suissa

Maître Joseph Suissa, avocat d’affaires au Barreau de Paris et associé du cabinet JDB AVOCATS, professionnel en droit des affaires et en droit fiscal. Aguerri aux procédures et expert en négociation

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